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発注内容に変更が発生した時に正確に処理したい

【課題】

お客様との打ち合わせ結果による変更や、現場作業中に当初仕様では対応出来ないことが発覚するなど、様々な要因で仕様変更は発生します。 こういった場合に、社内への共有漏れや、協力会社への連絡漏れなどということが発生することがあります。 例えば、お客様と打ち合わせをした結果、壁紙の変更が発生したが、関係者への連絡が漏れており、施工後に変更が反映されていないことが発覚。作業戻りによる追加コストを負担せざるを得ないというケースも。 1ケース1ケースは小さくとも、積み重ねた結果、会社全体の収益では無視できないコストです。 こういった自体を防ぐためにも、発注内容に変更が出た場合、協力会社含め関係者全員に変更内容、変更後の資料・設計図などを迅速に漏れなく共有する運用を徹底することが課題になります。

【解決策】

まずは、発注情報をデータ化し、ソフトウェアやWebサービスなどで一元管理を行いましょう。 変更が発生した場合は、かならずデータを更新し、社内で共有できる状態を整えます。 重要な変更点に関しては、行き違いを防ぐため、メールなど後に残るもので関係者に連絡をするとより良いです。 また、すでに発注済みの場合は、協力会社へも連絡を忘れ内容を実施しましょう。

【brickでは】

共有機能

発注情報の共有機能をつかって、社内の担当者や管理者に閲覧を依頼する事ができます。 共有機能にはコメントをすることができるので、仕様変更の概要を伝えることもできます。 協力会社への共有には、brickですでに公開していた発注情報を変更しましょう。 再公開をするときに、協力会社へコメントをつけて通知することができるので、そこで変更内容の概要を伝えることもできます。 また、公開された情報を協力会社が確認したかどうかも、brickで確認できます。 発注情報には、Box/Dropbox上の共有ファイルを紐付けることも可能なので、変更された設計図などのドキュメントファイルを一緒に共有することもできます。

brickを試してみましょう。

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