協力会社との発注のやり取りを効率的に行いたい
協力会社への発注作業は、「発注書の作成」「社内での回覧・承認」「発注書の送付」「関連資料の共有」「協力会社へのメールや電話での連絡」「請書のやり取り」など、たくさんの手順があります。 これらの作業は基本的に毎日、かつ様々な協力業者に対して行うことになるため、少しでも効率よく行うことが課題となります。 また、連絡方法も FAX・電話・メールなど 様々で統一されていない場合も多いです。 特に電話で伝える場合は情報が共有に漏れがあったり、言った言わないといった問題が発生する可能性も高くなります。
まずは、発注情報をデータ化し、ソフトウェアやWebサービスなどで一元管理を行いましょう。 様々な部署の社員が同じデータを閲覧するようにし、重複管理をなくすことで、更新漏れや転記ミスを防ぐ事ができます。 発注書の作成まで可能なこともあります。 発注の関連資料の管理はBox／Dropboxなどのクラウドストレージサービスを活用すると便利です。 クラウドストレージサービスでは、ファイルの保存・管理だけでなく、ネットワーク上でファイルを他社に共有できるサービスが多くあります。 ファイル内容を変更した場合でも、常に新しい内容で共有することが出来ます。
発注情報を登録することで、共有機能を使い、社内の担当者や管理者に閲覧を依頼する事ができます。社内回覧や承認作業にお役立てください。 発注書はExcel形式のものを作成することが出来ます。 また、発注情報は、brick上で協力会社に公開することが出来ます。 協力会社向けにサブアカウトを発行し、発注情報の「公開」を実行することで、協力会社向けのbrickより発注情報を閲覧することが出来るようになります。 公開時には、協力会社にメールやLINEで通知が行われる為、連絡の手間を省くことができます。 また、発注情報にはBox／Dropbox上の共有ファイルを紐付けることができるため、発注情報／関連資料の共有を一度の連絡で済ませることができます。 公開後、協力会社がbrick上で発注情報を確認したかどうかがわかるため、確認漏れがないか等のチェックをかんたんに行うことができます。
brickを試してみましょう。
brickを試してみましょう。
有料プランは初回登録につき、30日間無料で試せます。自社の業務運用にマッチするかどうか、まずはトライアル。