2022年1月に施工される電子帳簿保存法改正への対応

電子取引の取引情報の保存に関して、現状では紙に印刷して保存する方法が認められています。
しかし、2022年1月1日以降に行う電子取引については、紙での保存は認められず、電子データで保存しなくてはならなくなります。

国税関係帳簿書類（出納帳や仕訳帳、貸借対照表や損益計算書、契約書・請求書・見積書など）を、紙ではなく、電磁的記録（電子データ）を使用して保存する時の方法について定めた法律です。

これらの書類を紙で保存する場合には、基本的に気にする必要がありませんでしたが、2022年1月1日以後、「電子取引」は電子データによる保存が義務化されることとなりました。これは、事業規模に係わらず企業・個人事業主が対象となります。

電子保存には「保存要件」が定められており、これに沿っていないと、青色申告の承認取り消しなどの可能性もあるため、対応を進めておく必要があります。

国税関係帳簿書類は、大きく３種類に分別されます。

国税関係帳簿と、決算関係書類は、電子データ化による保存は義務ではありません。
例えば、経理関係の作業をすべて会計ソフトで行っているような場合に、税務署に申請（※）をすれば、電子データで保存しても良いとなっています。

その他の証憑類（取引関係書類）については、これまでは上記２つと同様、申請時のみ電子データで保存という扱いになっていましたが、2022年1月1日以降は、「電子取引」にあたる方法で授受された書類については、電子データによる保存が義務化されます。

※ 申請が受理されるには、保存要件を満たすなどの条件があります。

取引情報（注文書、契約書、送り状、領収書、見積書など）の授受を、電子データで行う取引のことを言います。
以下のようなものが該当します。

具体的な例は以下のとおりです。

• １）EC（電子商取引）サイトで物品を購入し、領収書をPDFデータでダウンロードした
• ２）取引先から、PDFデータにした請求書をメールで送付してもらった
• ３）取引先からFAXで送られてきた請求書を、複合機で受信しPDFの形式で保存した

上記のような電子取引に当たる場合、電子データで各種書類を保存する必要があります。
紙に印刷して保存する方法は、2022年1月1日以降認められなくなります。

電子データの保存は、以下の保存要件を守って行う必要があります。

では、具体的にどう対応すればよいのかを確認しておきましょう。

いずれかの方法に沿っていれば良いので、方針を決めておくといいでしょう。

ただし「発行側にタイムスタンプを付与」してもらうのを実現するのは現実的には難しく、また、「受領後にタイムスタンプを付与」する方法についても、タイムスタンプ付与のためのシステムやサービスを利用しなければならず、手間と費用が掛かります。

一番最後の「訂正削除の防止に関する事務処理規定を備え付ける」が一番導入しやすいかと思われます。国税庁のサイトにサンプルがあるので、こちらを参考に規定を作成し運用するといいでしょう。

システムを利用する場合は、システムの概要書や設計書を備え付けて置きましょう。画面や書面に速やかに出力出来るのであれば、オンラインマニュアルやヘルプ機能で代えても良いとされています。
また、保存している電子データは速やかに出力出来るよう、PCとディスプレイ、プリンタ等は備え付けておきましょう。

検索機能に関しては、例えば以下のような対応方法があります。

ファイルを保存する先は、社内のサーバだけでなく、クラウド上のオンラインストレージなども利用できます。（国内だけでなく、海外のサービスでも可能）ただし、真実性の要件や可視性の要件を満たすためにも、セキュリティやバックアップ頻度などはしっかり確認しておきましょう。

電子帳簿保存法のその他の改正点としては、以下のような内容があります。

現在、電子帳簿保存法に基づいて国税関係帳簿書類を電子保存している場合や、これから国税関係帳簿書類を電子保存する運用を検討している場合は、これらの改正点についても確認しておくといいでしょう。

受注／発注／支払／請求の各情報につきまして、日付・金額・取引先（顧客または発注先）を指定しての検索が可能です。
注文書／請求書などの電子受領したデータは、クラウドストレージサービス（Box、Dropbox）と連携することで各情報に紐付けて保管できます。 マニュアル等も備え付けておりますので、あわせてご利用いただくことで、可視性の要件を見たした状態で、電子データの保管が可能となります。ぜひご活用ください。
※　真実性の要件については、訂正削除の防止に関する事務処理規定をご用意ください。

また、brickから発行できる協力会社様向けの注文書はExcel形式となります。 こちらを、紙に印刷して送付いただく場合は電子取引に当たりませんが、PDF化してメールで送付したり、クラウドストレージとbrickを連携して共有したりした場合は、電子取引に当たります。
協力会社様側も、注文書などは電子データの状態で、検索要件を満たした環境にて保管して頂くようにします。

詳しい内容は「brick」サービスサイトへ。より詳しいご説明をするためにお打合せのご予約も承っています。